知识 产权保密管理程序

2019-06-23 10:11:26    604次浏览

保密管理程序

1 目的

为保守公司秘密，保护公司的和合法权益，保障生产经营的顺利进行，特制定本程序。

2 范围

适用于公司的保密事项全过程的管理。

3 定义

3.1 绝密：重要的公司秘密，泄露会使公司的权益和利益遭受特别严重的损害。

3.2 机密：重要的公司秘密，泄露会使公司的权益和利益遭受严重的损害。

3.3 秘密：一般的公司秘密，泄露会使公司的权益和利益遭受损害。

3.4 秘密载体：是指以文字、数据、符号、图形、图像、声音等方式记载企业秘密信息的纸介质、磁介质、光盘等各类物品。磁介质载体包括计算机硬盘、软盘和录音带、录像带等。

3.5 泄密：指使公司秘密被不应知悉者知悉的，或使公司秘密超过了限定的接触范围，而不能证明未被不应知悉者知悉的。

3.6 商业秘密：指不为公众所知悉，但能为权利人带来经济利益，具有实用性并经权利人采取保密措施的技术信息和经营信息，如制备方法、分析方法、财务信息、供销网络、客户名单、合同内容、公司重大经营信息等。

3.7 涉密人员：指在工作中产生、掌握、管理和大量接触企业秘密的人员。

3.8 泄密事件：指公司有关部门和个人因违反有关保密法律、法规，使公司秘密被不应知悉者知悉，或者未经允许超出了限定的接触范围而不能证明未被不应知悉者知悉的事件。

4 相关文件

无

5 职责

5.1 人力资源部负责组织开展公司的整体保密管理工作，负责保密事项的归口管理，其职责是：

5.1.1 负责组织建立商业秘密专家评审组；

5.1.2 负责对公司范围内的保密管理工作的指导、监督和检查；

5.1.3 负责与员工签订保密责任书；

5.1.4 负责涉密区域进出监控。

5.1.5 负责网络管理；

5.1.6 负责涉密计算机、打印机、传真机及其他设备的管理；

5.2 所有相关部门（以下统称涉密部门）都有严格遵守公司保密制度的责任和义务，其职责是：

5.2.1 负责对本部门需保密的信息进行收集和整理，确定密级，并严格履行保密义务；

5.2.2 涉密部门负责人对本部门执行保密工作的指导、监督和检查。

5.3 公司所有部门和员工对发现的泄密行为和泄密事件，应及时报告部门负责人及公司领导，遇重大情况可越级上报。案发部门应根据情况及时采取补救措施，限度减少泄密造成的损失。

6 内容

6.1 保密要害部门、部位管理

6.1.1 公司应确定保密要害部门、部位，并实施保密管理，建立《涉密区域清单》。确定保密要害部门、部位遵循少化和小化原则。

6.1.2 公司内部业务工作中经常或大量涉及机密级、秘密级公司秘密，涉密人员多的部门应确定为保密要害部门。公司内部进行研发、集中存储秘密载体的专门场所应确定为保密要害部位。

6.1.3 保密要害部门部位应对外来人员进行身份确认及信息登记，并需由保密责任人陪同引导按照指定路线走访。

6.2 涉密人员管理

6.2.1 涉密人员等级及权限

6.2.1.1 核心涉密人员：在涉及绝密级企业秘密岗位工作或承担任务的人员，可接触绝密级、机密级、秘密级信息载体。

6.2.1.2 重要涉密人员：在涉及机密级企业秘密岗位上工作或承担任务的人员，可接触机密级、秘密级信息载体。

6.2.1.3 一般涉密人员：在涉及秘密级企业秘密岗位上工作或承担任务的人员，可接触秘密级信息载体。

6.2.2 涉密人员岗位定密程序

涉密人员的涉密等级界定，由各有关部门根据承担工作任务人员的实际涉密情况，提出人员涉密等级名单，经部门负责人审核确定后，所有涉密人员应签订保密协议，明确自己应当承担的保密责任、义务、密级。人力资源部建立《涉密人员清单》。

6.2.3 公司对涉密人员实行动态管理。涉密人员所在部门根据涉密人员实际工作岗位、工作任务、职责范围的变化及时调整涉密等级，报送人力资源部存档备案。

6.3 涉密载体管理

6.3.1 公司保密事项分为绝密、机密和秘密三种密级。

6.3.1.1 专利技术、专有技术、引进技术的核心部分为绝密级；

6.3.1.2 公司经营发展中，直接影响公司权益和利益的重要决策文件资料、公司的规划、财务报表、统计资料、重要会议记录、公司经营情况等为机密级；

6.3.1.3 公司人事档案，合同、协议（涉及公司重要信息的），员工工资性收入，尚未进入市场或未公开的各类信息为秘密级；

6.3.1.4 公司一般性决定、决议、通告、通知、行政管理资料、规章制度等内部文件不属于保密范围。

6.3.2 保密期限

一般绝密级事项保密期限为10年，机密级事项保密期限为5年，秘密级事项保密期限为3年。

6.3.3 涉密载体定密程序

由秘密载体材料起草人在秘密载体制作之前，根据相关规定提出密级意见，并进行密级及保密期限的标识。

6.3.4 涉密载体的控制

6.3.4.1 涉密载体的管理原则

秘密载体管理应建立《涉密载体（信息）清单》并遵循“严格管理、严密防范、确保、方便工作”的原则。

6.3.4.2 秘密载体的制作

制作秘密载体，应当依照人力资源部组织核定的密级和保密期限注明。文件形式的公司秘密事项应在封面（或者首页）的左上角盖保密章；非书面形式的秘密载体或密品，能够标明密级和保密期限的，应以能够明显识别的方式标明（如：便携式电脑，可移动存储介质，产品、设备等）。

6.3.4.3 秘密载体的收发与传递

（1） 各部门收发涉密载体，应当履行清点、登记、编号、签收等手续；

（2） 涉密部门收到秘密载体后，由部门负责人根据秘密载体的密级和制发单位的要求及工作的实际需要，确定本部门知悉该秘密的人员的范围。任何部门和个人不得擅自扩大企业秘密的知悉范围；

（3） 借阅涉密载体，借阅人与责任人应填写《涉密载体（信息）借阅登记表》。借阅的涉密载体由载体管理者负责收回，收回情况填入《涉密载体（信息）借阅登记表》。收回涉密载体时应详细检查，当面点清，如有损毁、丢失、破坏档案的行为，应承担相应责任。

6.3.4.4 秘密载体的保存

（1） 保存秘密载体，应当选择保密的场所和部位。工作人员离开办公场所，应当将秘密载体存放在保密设备里；

（2） 需要归档的涉密载体，应当按照公司档案管理规定归档。

6.3.4.5 秘密载体的销毁

（1） 销毁涉密载体，由主办人员填写《涉密载体（信息）清退/销毁审批表》，经本部门负责人审核批准，并履行清点、登记手续后报人力资源部审核批准后定期进行批量处理；

（2） 销毁秘密载体，应当确保秘密信息无法还原；

（3） 销毁纸介质秘密载体，应当采用焚毁、化浆等方法处理；使用碎纸机销毁的，应当使用符合保密要求的碎纸机；

（4） 销毁磁介质，光盘等秘密载体，应当采用物理或化学的方法彻底销毁；

（5） 禁止将秘密载体作为废品出售。

6.4 涉密设备管理

6.4.1 各部门应该对本部门可能造成知识产权流失的设备，包括计算机、传真机、打印机等，规定其使用目的、人员和方式，报送人力资源部建立《涉密设备清单》存档备案。

6.4.2 涉密设备的维修、报废，应由使用部门通知人力资源部，人力资源部统筹安排处理。

6.5 泄密事件报告和查处

6.5.1 泄密事件报告

6.5.1.1 各部门负责人负责报告本部门发生的泄密事件。各部门发现泄密事件后，应在规定时限内上报人力资源部，并立即采取补救措施，积极组织力量查找，以挽回或减少泄密造成的损失；

6.5.1.2 发生泄密事件上报期限为：

——涉及绝密级和向境外的机构和人员泄露或出卖公司秘密的应立即上报；

——涉及机密级的应在2小时内上报；

——涉及秘密级的应在4小时内上报。

6.5.2 泄密事件查处

泄密事件查处是指对“泄露公司秘密”事件的调查处理，查处内容包括：

6.5.2.1 查明所泄露的秘密事项的内容、密级、危害程度、主要情节和有关责任者；

6.5.2.2 积极采取必要的补救措施，防止事态扩大；

6.5.2.3 针对泄密事件暴露出的问题，提出改进和加强保密管理工作的意见。